Dass in jedem Unternehmen täglich zahllose Massnahmen umgesetzt werden, mag sich ein wenig banal anhören. Wenn Sie sich aber vor Augen führen, dass diese Massnahmen häufig weitestgehend ohne Konzept und relativ unkoordiniert umgesetzt werden, während wertvolles Feedback von Mitarbeitenden verpufft, wird Ihnen das Optimierungspotenzial klar.

Fakt ist, dass ohne Blick für das grosse Ganze die besten Massnahmen mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zum gewünschten Erfolg führen, weil sie nicht zielführend ineinander greifen. Mit einem smarten Massnahmenmanagement mit Überblick hingegen nehmen Sie das Heft in die Hand. Wie genau, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind „Massnahmen“?

Unter einer Massnahme versteht man eine Handlung oder Regelung, die ein bestimmtes Ergebnis erzielen soll. Um bspw. im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Optimierungspotenzial systematisch auszuschöpfen, müssen Sie entsprechende Massnahmen definieren und ergreifen – also Handlungsweisen festlegen und umsetzen.

Welche Arten von Massnahmen gibt es?

Massnahmen sind ein relativ weit gefasster Begriff, weshalb es sinnvoll ist, verschiedene Arten zu differenzieren. Von zentraler Bedeutung sind:

• Sofortmassnahmen: Massnahmen, die beim Auftreten akuter Fehler und Störungen unverzüglich ergriffen werden
• Korrekturmassnahmen: Sollen langfristige Wirkung entfalten, indem sie Fehlerquellen grundsätzlich beheben – nicht zur Ad-hoc-Bereinigung, sondern damit Fehler künftig nicht mehr auftreten
• Vorbeugemassnahmen: Ähnlich wie die Korrekturmassnahmen ist das Ziel eine langfristige Verbesserung, allerdings um Störfälle von vornherein vermeiden
• Massnahmen zur konstanten Verbesserung: Mit KVP-Massnahmen konstante Verbesserung der Wirksamkeit Ihres Qualitätsmanagements (QM) einleiten und ständig das Big Picture der zu optimierenden Aspekte im Blick behalten

Massnahmenmanagement ist die zielgerichtete, systematische Verwaltung der Handlungsweisen, Regelungen und Aufgaben, die im Unternehmen zur Verbesserung der Qualität beitragen. Es ist sinnvoll, Massnahmenmanagement ganzheitlich zu denken und im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses einzuführen. Dann wird z. B. auch die Zertifizierung nach ISO 9001 möglich.

Anforderungen & Erfolgsfaktoren für Ihr Massnahmenmanagement

In der Theorie klingt es folgerichtig und logisch, dass Massnahmenmanagement bedeutend ist. Ihnen stellt sich aber möglicherweise die Frage, welche Anforderungen sich in der Praxis ans Massnahmenmanagement stellen und welche Erfolgsfaktoren sich ausmachen lassen. Das erklären wir Ihnen:

• Differenzierung: Zunächst ist es wesentlich, die auf das Qualitätsmanagement einzahlenden Massnahmen klar vom Tagesgeschäft und alltäglichen Abläufen zu differenzieren.
• Agilität: Ihr Massnahmenmanagement muss agil sein, neue Impulse und Verbesserungsvorschläge zeitnah in sinnvolle Massnahmen umwandeln und diese implementieren.
• Offenheit: Das Massnahmenmanagement für Ihr QM profitiert massgeblich von den Erfahrungswerten Ihrer Mitarbeitenden. Bleiben Sie daher offen für Anregungen und Verbesserungsvorschläge.
• Koordination: Gelingendes Massnahmenmanagement setzt die als notwendig identifizierten Methoden effizient um. Wesentlich hierfür ist eine Art Schaltzentrale für die gesamte Koordination, wie z. B. eine Software für Massnahmenmanagement.
• Erfolgsmessung: Ihr Massnahmenmanagement sollte die Erfolgsmessung mitdenken. Stellen Sie daher sicher, dass die Wirksamkeit Ihrer Massnahmen überprüfbar ist.
• Konstanz: Ein weiteres Indiz gelungenen Massnahmenmanagements ist seine Fähigkeit, für dauerhafte Verbesserungen zu sorgen.

Vorgehensweise für erfolgreiches Massnahmenmanagement in 6 Schritten

Neben den Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Massnahmenmanagement ist auch ein systematisches Vorgehen wichtig. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen zur Tat schreiten wollen, gibt es einige zentrale Schritte, an denen Sie sich orientieren können:

1. Analyse: Planvolles Vorgehen beim Massnahmenmanagement sollte auf einer gründlichen Analyse des Ist-Zustandes fussen. Welche Massnahmen gibt es, werden sie korrekt und regelmässig umgesetzt und erfüllen sie ihren jeweiligen Zweck?
2. Prioritäten: Nun müssen Sie differenzieren, was an oberster Stelle im Massnahmenmanagement zu stehen hat, weil der dringlichste Handlungsbedarf besteht.
3. Planung: Sind die Prioritäten herausgearbeitet, befassen Sie sich mit der konkreten Planung der Umsetzung. Denken Sie daran, in diesem Zuge Verantwortliche und Fristen festzusetzen!
4. Werkzeug: Spätestens jetzt sollten Sie eine Software für Massnahmenmanagement einsetzen. Immerhin müssen Sie Massnahmen, Verantwortliche, Prozesse und Timelines managen; dabei ist ein Massnahmenmanagement-Tool unverzichtbar.
5. Controlling & Bewertung: Prüfen Sie regelmässig die Umsetzungsfortschritte und denken Sie daran, alle Massnahmen auf ihre Eignung zu bewerten, damit Ihr Massnahmenmanagement langfristige Wirkung entfaltet.
6. Nachjustieren: Wenn Sie noch Kritikpunkte finden, optimieren Sie diese. Das Feedback Ihrer Mitarbeitenden kann Ihnen spätestens zu diesem Zeitpunkt wertvolle Hinweise liefern.

Effizientes Massnahmenmanagement mit dem QM-Pilot

Erfolg im Massnahmenmanagement speist sich nicht zuletzt aus strukturiertem Vorgehen und daraus, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Expertise für kontinuierliche Verbesserungen einbringen können. Unsere Lösung QM-Pilot bietet Ihnen ein durchdachtes Modul für Massnahmenmanagement, das in den Kontext eines kompletten Programms für integriertes Qualitätsmanagement eingegliedert ist.

Die Verknüpfung von Massnahmenmanagement und Qualitätsmanagement in einer Software ist auch insofern sinnvoll, als beide Disziplinen in direkter Wechselwirkung stehen. Das Massnahmenmanagement-Modul des QM-Pilot zentralisiert sämtliche Meldungen Ihrer Mitarbeitenden, die mit Ihren Massnahmen und Dokumenten verknüpft und mit Daten sowie Verantwortlichen versehen werden können.

Der QM-Pilot differenziert hierbei über Meldeformulare, ob es sich beim Mitarbeiter-Feedback um Verbesserungsvorschläge, Reklamationen, konkrete Vorfälle oder Ideen handelt. Neben der Massnahmenverwaltung steuern Sie damit auch alle Prozesse und Dokumente, die bspw. mit Auditmanagement oder Risikomanagement zusammenhängen.

Massnahmenmanagement in Excel ist passé – eine spezialisierte Software ist in Zeiten der Digitalisierung alternativlos, wenn es Ihnen mit Ihren KVP-Methoden ernst ist. Diese Vorteile bringt Ihnen eine Massnahmenmanagement-Software:

• Struktur: Die wohl wichtigsten Vorteile sind Ordnung und Übersicht!
• Vernetzung: Ein smartes System weiss nicht nur um die notwendigen Massnahmen, sondern kann sie auch mit den zugehörigen Prozessen, Dokumenten und Verantwortlichen verbinden.
• Aktualität: Anders als überholte Excel- oder Word-Dokumente ist Ihre Massnahmenmanagement-Software immer up to date.
• Zentralisierung: Bei zentraler Speicherung in einer Massnahmenmanagement-Software sind sämtliche Informationen und Unterlagen am richtigen Ort.
• Input: In einer Massnahmenmanagement-Software wie im entsprechenden Modul des QM-Pilot werden die wichtigen Impulse und Anregungen der Mitarbeitenden zentral gesammelt.

Indes kann eine Massnahmenmanagement-Software auch Herausforderungen mit sich bringen. So können Sie diesen begegnen:

• Sorge vor Überlastung: Sind Ihre Mitarbeitenden besorgt, dass sie noch mehr leisten und beitragen müssen, wenn etwa ihr Input für die Massnahmenmanagement-Software gefragt ist, begegnen Sie dem am besten mit Wertschätzung der Expertise.
• Übereifer: Was, wenn viel zu viele Meldungen eingehen? Das ist eigentlich positiv, denn Sie haben ein engagiertes Team. Sollten dabei aber viele unnütze Meldungen eingehen, könnten Sie in einem Workshop für das Wesentliche sensibilisieren.
• Lernkurve: Je nachdem, wie IT-affin Ihr Team ist, braucht es vielleicht etwas Zeit, um in der Software firm zu werden. Achten Sie am besten von Beginn an darauf, eine intuitiv bedienbare Software einzusetzen. Ausserdem können Sie Schulungen anbieten.

Nutzen Sie den Spielraum für Optimierungen mit effizientem Massnahmenmanagement aus

Da in Ihrem Unternehmen Qualität einen besonders hohen Stellenwert geniesst, sollten Sie die Massnahmen auf dem Weg zur kontinuierlichen Optimierung nicht dem Zufall überlassen. Massnahmenmanagement ist indes keineswegs eine Überregulierung, sondern ein elementarer Bestandteil des wirtschaftlichen Erfolgs.

Nur wenn Massnahmen mit Blick für das Big Picture priorisiert und strukturiert umgesetzt werden, entfalten sie Wirkung. Das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ist hierfür wertvolle Informationsquelle und hat daher seinen festen Platz im QM-Pilot. Sie möchten erfahren, wie Ihnen das Massnahmenmanagement-Modul des QM-Pilot dabei helfen kann, den Spielraum für Optimierungen voll auszunutzen? Das erklären wir Ihnen gern – melden Sie sich bei uns!