Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – ständig besser werden klingt gut, aber auch nach einer unendlichen To-do-Liste? Ja und nein. Denn die Realität sieht so aus: Mit einem durchdachten KVP-Prozess wählen Sie einen nachhaltigen Ansatz, der die Qualität dauerhaft verbessert und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens langfristig sicherstellt.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie der KVP auf Ihr Qualitätsmanagement einzahlt und warum es sich lohnt, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ganz oben auf Ihre To-do-Liste zu setzen.

Was ist KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)?

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess gilt als Grundprinzip des QM (Qualitätsmanagements) und verfolgt das Ziel, mit effizienten, schrittweisen Optimierungen die Qualität von Dienstleistungen und Produkten zu steigern. Der KVP wird im QM v.a. von Ihren Mitarbeitenden getragen und muss deswegen im gesamten Unternehmen gelebt werden.

Welche Voraussetzungen braucht KVP? Die Grundbausteine

Sie denken darüber nach, KVP-Prinzipien einzuführen? Das zeigt Ihr waches Auge für strategisch relevante Business-Entscheidungen! Aber geht das überhaupt einfach so? Ein weitreichendes Konzept wie der kontinuierliche Verbesserungsprozess benötigt Vorbereitung. Wir stellen Ihnen die Voraussetzungen vor, wenn Sie den KVP einführen möchten:

• Awareness: Bewusstsein für die Notwendigkeit eines KVP-Prozesses fürs Qualitätsmanagement ist wesentlich. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess durchzieht das gesamte Unternehmen dauerhaft und ist keine singuläre Aufgabe.
• Commitment: Ohne Ihre Mitarbeitenden geht es nicht! Holen Sie Ihr Team daher flächendeckend ins Boot und schwören Sie es auf das Thema kontinuierlicher Verbesserungsprozess ein.
• Structure: Schaffen Sie Strukturen, innerhalb derer Ihre Mitarbeitenden ihre Expertise einbringen können, z. B. mit einem durchdachten Meldesystem für Verbesserungsideen. So stellen Sie sicher, dass Optimierungsvorschläge berücksichtigt werden.

Wer ist an KVP beteiligt? Eine Gesamtaufgabe

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist Chefsache und wird vorgelebt. Natürlich können Sie auch qualifizierten Teammitgliedern Verantwortung im KVP-Prozess zuweisen, aber die Pflicht liegt bei der Unternehmensleitung. Allerdings endet die Beteiligung nicht an der Führungsspitze; KVP muss das gesamte Unternehmen durchdringen.

Nicht etwa in dem Sinne, dass jeder zu allem eine persönliche Meinung abgibt, sondern so, dass das Bewusstsein in der Belegschaft für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und relevante Aspekte geweckt wird. Dann können Ihre Mitarbeitenden ihre Vorschläge zielführend einsetzen.

Lohnt sich: Warum Ihnen der KVP handfeste Vorteile bringt

Allein nach Definition hört sich der kontinuierliche Verbesserungsprozess nach einem eher theoretischen Konstrukt an. Aber er bringt Ihnen handfeste unternehmerische Vorteile:

	Effizienz: Wird KVP im Unternehmen gelebt, können Sie die Produktivität steigern und mehr Leistung bei weniger Ressourcenaufwand erbringen. Das spart zudem Kosten.
	Innovationspotenzial: Wenn viele kundige Teammitglieder mitdenken, gedeihen mehr gute Ideen, die für Innovationskraft sorgen.
	Flexibilität: Wer auf Optimierung bedacht ist, bleibt flexibel und kann sich rascher als die Konkurrenz an Marktveränderungen anpassen.
	Profitabilität: Wenn die Qualität bei gleichzeitiger Ressourceneinsparung steigt, darf Ihr Unternehmen mit mehr Profit dank kontinuierlichem Verbesserungsprozess rechnen.
	Wertschätzung: Sie zeigen, dass Ihnen die Expertise Ihrer Mitarbeitenden wichtig und wertvoll ist. Das trägt zu einem offenen, positiven Betriebsklima bei und zahlt auf die Mitarbeiterbindung ein.

Darum geht es: Die Ziele im kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Neben den Vorteilen, die der kontinuierliche Verbesserungsprozess mitbringt, hat er sich feste Ziele gesteckt. Trotz einiger Variationen im Detail je nach Branche und Unternehmen gibt es einige grundsätzliche Übereinstimmungen:

• Oberstes Ziel des KVP-Prozesses ist es, die Gesamtleistung eines Unternehmens zu verbessern. Dazu sind sinnvolle Einzelschritte nötig, die stets das Fernziel von Leistung, Effizienz und Wirtschaftlichkeit im Blick haben.
• Ein durchdachter kontinuierlicher Verbesserungsprozess setzt sich zudem das Ziel, im Sinne der Effizienz Verschwendung zu vermeiden – dazu gehört Arbeitszeit, Arbeitskraft, Material und Rohstoffe.
• Kundenzufriedenheit bei positivem Betriebsklima sind weitere Ziele des KVP-Prozesses. Mit intern wie extern positivem Renommee für gute Leistungen bleibt Ihr Betrieb langfristig wettbewerbsfähig.

Work in progress: KVP-Phasen, Ablauf, Prozess & Fortschritt

Der KVP-Prozess ist kein Quick Fix, sondern ein auf Dauer angelegter Prozess, der zu den zentralen Methoden des Qualitätsmanagements gehört. Er lässt sich in mehrere Phasen unterteilen. Die 6 KVP-Phasen sind aber nicht linear, sondern als KVP-Zyklus zu verstehen:

1. Identifikation: Zunächst sind Probleme und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
2. Analyse: Nun werden die identifizierten Problemstellungen genauer unter die Lupe genommen, um die Problemursache zu finden.
3. Ideenfindung: Nun werden Sie und Ihr Team kreativ, um Lösungsansätze zu erarbeiten.
4. Umsetzung: Es gilt herauszufinden, ob sich die Lösungsideen in der Praxis bewähren.
5. Controlling: Jetzt wird geprüft und bewertet, ob die KVP-Methoden messbare Erfolge und Verbesserungen bewirken. Wichtig ist, dass valide Daten erhoben werden.
6. Standardisierung: Ihre Lösungsansätze haben sich bewährt? Fantastisch! Dann sollten sie standardisiert werden.

Wenn Sie sich bereits mit Qualitätsmanagement-Massnahmen auseinandergesetzt haben, wird Ihnen aufgefallen sein, wer für diese sechs Schritte Modell steht: der PDCA-Zyklus mit den Steps Plan, Do, Check, Act. Als unverzichtbares Tool des QM-Managements spielt er auch im kontinuierlichen Verbesserungsprozess eine entscheidende Rolle.

Unter KVP-Massnahmen versteht man die Mittel, mit denen ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Betrieb umgesetzt wird. Diese Massnahmen sind universell einsetzbar und weitestgehend unabhängig von Branche oder Unternehmensgrösse:

• Unternehmenskultur: Der kontinuierliche Verbesserungsprozess will gelebt werden, und dafür braucht es eine aufgeschlossene Unternehmenskultur, die Feedback wertschätzt und Fehler behebt, statt zu bestrafen.
• Schulungen: Die Mitarbeitenden müssen für die Relevanz des KVP-Prozesses und ihren Beitrag dazu sensibilisiert werden. Dafür eignen sich Schulungen.
• Kundenfeedback: Holen Sie regelmässig Kundenfeedback ein und profitieren Sie von den Verbesserungsvorschlägen.
• Datenerhebung: Für messbare Ergebnisse braucht es eine solide Datenbasis. Lassen Sie daher regelmässig relevante Daten erheben und analysieren. Das können bspw. Umsatzzahlen sein oder die Wareneinsatzquote.
• Technik: Setzen Sie auf ein geeignetes Software-Tool für die Umsetzung des KVP-Prozesses, statt ihn händisch in Tabellen und auf Flipcharts zu verankern.

Was sind KVP-Tools?

KVP-Tools können weit mehr als Excel-Tabellen und führen Ihr Massnahmenmanagement dem Ziel eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses entgegen. Unsere Lösung, der QM-Pilot, ist ein vollumfängliches QM-Tool, das auf Wunsch um ein Massnahmenmanagement-Modul erweitert werden kann.

Darin laufen sämtliche Fäden zusammen: Sie finden im QM-Pilot Prozesse, Optimierungsmassnahmen sowie die Verantwortlichen und die zugehörigen Dokumente auf dem neuesten Stand. Auch die Verbesserungsmitteilungen Ihrer Mitarbeitenden werden zentral gesammelt, bei Bedarf sogar anonym.

Ohne kontinuierlichen Verbesserungsprozess kein – so lässt sich der Zusammenhang auf den Punkt bringen. Wer aufhört, sich zu verbessern, hört auf, gut zu sein. Das sieht man auch von offizieller Seite so: Wenn Sie eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements mittels eines Audits anstreben, ist ein KVP-Prozess gefordert, denn die Norm ISO 9001 setzt für Qualitätsmanagement genau den voraus.

Keine Sisyphusarbeit: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess bedeutet Fortschritt

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist keine Sisyphusarbeit, sondern vielmehr Ausdruck Ihres unternehmerischen Strebens, sich immer weiterentwickeln und optimieren zu wollen. Und genau das ist es doch, was Fortschritt ausmacht, oder?

Gerne begleiten wir Sie mit dem QM-Pilot bei Ihren Fortschritten und zeigen Ihnen, was unsere Lösung zu einer echten Verbesserung Ihres Verbesserungsprozesses beiträgt – wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!