Qualitätsmanagement in Unternehmen hört sich zunächst nach einer simplen Aufgabe an: gute Produkte und Dienstleistungen anbieten, natürlich! Und selbstverständlich sind rund laufende Prozesse, durchdachte Dienstleistungen und hochwertige Produkte elementar. Aber Qualitätsmanagement (QM) bedeutet viel mehr, als gut zu sein und gut zu bleiben. Wo sollten Sie anfangen und welche Methoden kommen für Sie infrage?

Qualitätsmanagement gehört zur Unternehmensführung, durchdringt es doch sämtliche Bereiche einer Firma und ist auf etlichen hierarchischen Ebenen wie in Fachabteilungen hochrelevant. In Unternehmen ist Qualitätsmanagement nämlich nicht das Fachgebiet einzelner Auserwählter, sondern eine elementare Strategie, um die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen. Wie ein großes Puzzle, zu dem jeder seinen Teil beiträgt.

Sicherlich ist Ihnen die Bedeutung von Qualitätsmanagement inzwischen bekannt. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Einführung oder Verbesserung des Qualitätsmanagements in Ihrem Unternehmen beachten sollten.

Was ist Qualitätsmanagement in Unternehmen?

Qualitätsmanagement in Unternehmen ist der systematische Prozess zur Verbesserung Ihrer Produkt- und Dienstleistungsqualität. Dieser Prozess ist eine ganzheitliche und fortlaufende Aufgabe, der sich Firmen widmen, um sich stetig zu optimieren. Sie haben es also mit einem übergeordneten Thema zu tun, welches das gesamte Unternehmen durchzieht und das gelebt werden will.

Typisches Missverständnis: Produktqualität ist nicht gleich Qualitätsmanagement

Wer hohe Produktqualität mit Qualitätsmanagement im Unternehmen gleichsetzt, dessen Überlegungen greifen zu kurz. Gute und hochwertige Produkte gehören zu den Zielen des QM. Allerdings erschöpft sich dessen Aufgabe längst nicht darin, am Ende gute Waren zu erzeugen. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Unternehmensführung und ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres Unternehmens. Qualitätsmanagement im Unternehmen nimmt sämtliche Prozesse, die zum gelungenen Produkt und zur hochwertigen Dienstleistung führen, unter die Lupe.

Durchdachtes QM erfasst sämtliche Schritte, die zum wertvollen Endprodukt oder zur exzellenten Dienstleistung führen, und sorgt dafür, dass dieses Güte-Level konstant gehalten, wenn nicht gar übertroffen wird. Und das bei geringerem Zeit- und Ressourceneinsatz.

Gute Produkte sind ein Effekt, aber Qualitätsmanagement in Unternehmen sorgt für diesen Effekt und für Effizienz – und das auf lange Sicht. Es ist nicht nur ein wirtschaftlicher Vorteil, sondern auch ein entscheidender Faktor für den ganzheitlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Es gibt mehrere Gründe, warum Qualitätsmanagement für Ihr Unternehmen wichtig ist. Durch die systematische Verbesserung der Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen steigert QM die Kundenzufriedenheit und Effizienz, während es Ihnen gleichzeitig hilft, Kosten zu senken. Darüber hinaus ermöglicht es Ihnen, sich in einem wettbewerbsintensiven Markt zu behaupten.

Gute Gründe für Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen und Ihre Vorteile

Qualitätsmanagement hat enorme ökonomische Bedeutung für Unternehmen und sichert ihren Fortbestand kurz-, mittel- und langfristig. Firmen, die sich das Streben nach Qualität zur Selbstverpflichtung machen, profitieren auf verschiedensten Ebenen von den Vorteilen des Qualitätsmanagements:

• Zufriedene, glückliche Kunden: Mit einem effektiven Qualitätsmanagement stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen oder sogar übertreffen. Zufriedene Kunden kommen gerne wieder und empfehlen Ihr Unternehmen weiter. Darum steht Kundenzufriedenheit im Zentrum des QM.
• Hohe Reputation: Wenn der Name Ihrer Firma für Qualität steht, zahlt das auf Ihre Reputation ein. Insbesondere eine Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagements kann einen wichtigen Beitrag hierzu leisten.
• Mehr Effizienz: Der Aufbau eines Qualitätsmanagements hilft Ihnen, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und zu beseitigen. Dadurch können Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Sie benötigen weniger Zeit und Ressourcen für die Durchführung von Aufgaben, was Ihre Produktivität und Rentabilität erhöht.
• Klarheit & Transparenz: Entscheidungen sollten auf der Grundlage von Daten und Informationen getroffen werden, nicht auf Vermutungen oder Annahmen. Das steigert die Transparenz und sorgt für nachvollziehbare Entscheidungen!
• Nachhaltigkeit: Schlanke Prozesse, geringer Ressourcenverbrauch und smarte Lösungen können zudem die Umweltbilanz Ihres Unternehmens verbessern! Das trägt ebenfalls zu einer positiven Außenwirkung Ihrer Firma bei.
• Kostensparend: Ein großer Vorteil eines effektiven Qualitätsmanagements ist es, Ihre Betriebsausgaben merkbar zu senken. Es ist ein wirtschaftlicher Hebel, der nicht nur Kosten spart, sondern auch Ihren Gewinn steigert.
• Wettbewerbsvorteil: Die dank Qualitätsmanagement im Unternehmen eingesparten Ressourcen können zur Förderung von Innovationen und zur Stärkung Ihrer Marktposition genutzt werden. Umso mehr, wenn die Güte Ihrer Produkte für sich spricht!
• Gutes Betriebsklima: Da Qualitätsmanagement im Unternehmen den Einsatz, die Ideen und die Lösungskompetenz aller Mitarbeitenden erfordert, erhöht das die Wertschätzung für jeden Einzelnen und kann das Betriebsklima verbessern.
• Vertrauen bei Kunden & Stakeholdern: Wenn Ihr Unternehmen auf Qualität setzt und Tatsachen statt leerer Worte sprechen, so sorgt das für Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Stakeholdern.
• Zukunftsfähigkeit: Hochwertige Produkte und Dienstleistungen, runde Abläufe, möglicherweise sogar Marktführerschaft in Ihrer Branche – all das sind Aspekte des Qualitätsmanagements in Unternehmen, die sie fit für die Zukunft machen!

Ja, die Implementierung eines effektiven Qualitätsmanagements erfordert eine Reihe von strategischen Schritten und Überlegungen und gelingt nicht über Nacht. Die Einführung oder Optimierung des Qualitätsmanagements in Ihrem Unternehmen kann zwar durchaus eine Herausforderung sein, aber die Vorteile sind es allemal wert!

Wie wird Qualität im Unternehmen zum Selbstverständnis?

Ein Commitment an Qualität ist eine große Aufgabe, die ein wenig abstrakt wirken kann. Qualitätsmanagement in Unternehmen wandelt sich aber in etwas sehr Konkretes, wenn man das Big Picture wie ein Puzzle in seine Einzelteile zerlegt. Und eine so große Aufgabe wird sehr viel greifbarer, wenn jeder in Ihrem Unternehmen die Qualitätsmanagement-Grundsätze verinnerlicht und seinen Beitrag leistet.

Hochwertige Produkte und Dienstleistungen sind natürlich das gewünschte Outcome von Qualitätsmanagement in Unternehmen. Qualität im Unternehmen zu verbessern bedeutet aber weit mehr, als nur das Endprodukt zu betrachten. Verfolgen Sie und Ihr Team vielmehr den Weg dorthin! Qualitätsmanagement ist grundsätzlich prozessorientiert; es geht also um möglichst runde, effiziente und funktionale Abläufe, die dokumentiert werden müssen.

Qualitätsmanagement sollte nicht als einmalige Aufgabe, sondern als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden. Streben Sie ständig nach Verbesserung und seien Sie offen für Veränderungen. Analysieren und optimieren Sie die Prozesse Ihres Unternehmens systematisch. QM ist zudem sowohl strategisch für die Ausrichtung der Unternehmensziele hochrelevant als auch im operativen Tagesgeschäft, wo seine Vorgaben umgesetzt werden.

Sämtlichen Abläufen übergeordnet ist der sogenannte Kontinuierliche Verbesserungsprozess, also das Verständnis dafür, sich immer weiter optimieren zu wollen. Dabei wird ein Unternehmen auf sämtlichen Ebenen durchleuchtet, denn auch außerhalb der Produktionshallen wird Leistung erbracht, die anerkannt, analysiert und konstant optimiert werden kann und sollte.

• Sie sehen: Qualitätsmanagement im Unternehmen endet nicht am Tor der Fabrikhalle, sondern will ganzheitlich gelebt werden.
• Wegweisend ist dafür: die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden.
• Denken Sie immer daran: Ohne Kundenzufriedenheit gibt es kein erfolgreiches Unternehmen.

Neben den Kunden sind natürlich Ihre Mitarbeitenden die wesentliche Stütze des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Die Unternehmensleitung sollte das Qualitätsmanagement unterstützen. Alle Mitarbeiter sollten in das Qualitätsmanagement eingebunden werden und die Möglichkeit haben, Verbesserungsvorschläge zu machen.

Wie können Sie ihr Qualitätsmanagement mit System strukturieren?

Eine so große Aufgabe wie Qualitätsmanagement in Unternehmen muss systematisch bearbeitet werden, um die Ziele des QM zu erreichen. Alle Schritte müssen sinnvoll ineinandergreifen und miteinander verzahnt sein, statt in lose Einzelhandlungen zu zerfallen. Nur bei definiertem, systematischem Vorgehen kennen alle Beteiligten die Abläufe und ihre jeweiligen Verantwortungsbereiche und Pflichten, und das QM entfaltet seine Wirkung.

Das gelingt mit einem Qualitätsmanagementsystem, das die Funktionalität Ihres QM sicherstellt. In einigen Branchen ist ein Qualitätsmanagement oder ein Qualitätsmanager aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich. In der Gesundheitsbranche zum Beispiel ist Qualitätsmanagement unerlässlich, um die Patientensicherheit in Krankenhäusern zu gewährleisten und die Qualität der medizinischen Versorgung zu verbessern.

Die ISO 9001, die internationale Norm für Qualitätsmanagement in Unternehmen, verlangt ausdrücklich systematisches QM. Wollen Sie Ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifizieren lassen, ist ein durchdachtes System obligatorisch. Doch obwohl Qualitätsmanagement nicht für jedes Unternehmen vorgeschrieben ist, können Sie von einem durchdachten Qualitätsmanagement Konzept nur profitieren.

Wer Qualitätsmanagement im Unternehmen ernst nimmt, wird erkennen, dass eine solche Aufgabe in heutiger Zeit nicht mit verstaubten Handbüchern zu bewältigen ist. Insbesondere bei mehreren Firmenstandorten und Remote-Arbeit werden nur dann alle Mitarbeitenden mitziehen können, wenn Qualitätsmanagement digital abgebildet wird, und zwar mit einer spezialisierten, zentralen Software, nicht mit Excel-Sheets.

Eine Qualitätsmanagement-Software wie der QM-Pilot kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht unterstützen. Die detaillierte Darstellung von Prozessen und die zugehörigen Dokumente bilden die Basis des QM-Pilot, um Ihr Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Mit verschiedenen Zusatzmodulen, wie etwa für Risikomanagement, für Audits oder für Massnahmen, ist er individuell an Ihre Bedarfe anpassbar.

Dank dieser Flexibilität eignet sich der QM-Pilot für ein Qualitätsmanagement nach ISO 9001, lässt sich aber ebenso gut für andere branchenspezifische Normen und Vorgaben nutzen. Hier sind einige der Schlüsselfunktionen, die Ihr QM auf ein festes Fundament stellen:

• Dokumentenmanagement: Der QM-Pilot ermöglicht das Aufnehmen, Versionieren und Archivieren von Dokumenten. Alle Versionen und zugehörige Änderungen werden dokumentiert. Der Zugriffslink ist versionsunabhängig und führt immer zum freigegebenen Dokument.
• Volltextsuche: Mit der Volltextsuche im QM-Pilot finden Sie alle Prozesse, Dokumente, Risiken und Glossar-Einträge mit nur einem Schlagwort. Die Suche kann durch Filter verfeinert werden und führt immer zur aktuellen Version.
• Prozessmodellierung: Es steht ein integrierter, einfach bedienbarer Prozess-Editor zur Verfügung, der das Modellieren von Flow-Charts oder BPMN-Swimlanes ermöglicht. Alle Inhalte aus dem QM-Pilot können innerhalb des Editors verknüpft werden.

• Prüf- und Freigabeworkflow: Für alle Inhalte steht ein Prüf- und Freigabeworkflow zur Verfügung. Nur freigegebene Inhalte stehen im Ansehen-Bereich zur Verfügung.
• Schnelle Einsatzbereitschaft: Der Zugriff ist über einen Webbrowser von überall und mit allen gängigen Endgeräten möglich, ohne dass zusätzliche Hard- oder Software notwendig ist.
• Hohe Konfigurierbarkeit: Der QM-Pilot ist eine erprobte Standard-Software, die jedoch über eine hohe Konfigurierbarkeit verfügt. Dies ermöglicht das Einrichten von Feldern, Tabellen und Prozessablauf über die Benutzeroberfläche sowie Anpassen von Regeln und Einstellungen auf die unternehmensspezifischen Anforderungen.

Mit diesen Funktionen kann der QM-Pilot Ihnen dabei helfen, Ihre Qualitätsziele zu erreichen und die Anforderungen von Qualitätsstandards wie der ISO 9001 zu erfüllen.

Mit Qualitätsmanagement im Unternehmen langfristig zukunftsfähig

Qualitätsmanagement in Unternehmen ist auf Langfristigkeit ausgelegt – und den Einsatz absolut wert! Es ist keine To-do-Liste, die es einmal abzuhaken gilt, sondern eine grundlegende unternehmerische Strategie, sich in jeder Hinsicht und auf allen Ebenen höchsten Qualitätsstandards zu verpflichten. Davon profitieren Sie, Ihr Unternehmen, die Mitarbeitenden, die Kundschaft und die Stakeholder gleichermaßen.

Es ist eine große Aufgabe. Aber eine, die sich lohnt! Mit der richtigen Planung, Unterstützung und den richtigen Tools, wie dem QM-Pilot, in dem alle Fäden zusammenlaufen, kann Ihr Unternehmen ein effektives Qualitätsmanagement implementieren. Wenn Sie mehr über den QM-Pilot erfahren möchten und wie er Sie unterstützen kann, kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Demo.